6 ferramentas para facilitar a vida dos advogados
Otimizar sua rotina é possível! Conheça ferramentas que usam a tecnologia para melhorar sua performance.
Já não basta trabalhar duro, também é necessário trabalhar de maneira inteligente, otimizando o seu tempo para conseguir entregar resultados de maneira mais eficiente. Afinal, com mais de 1,2 milhão de advogados em atividade, sobra espaço para a competitividade no mercado jurídico.
Mas fique tranquilo, selecionei algumas ferramentas de ponta que vão te ajudar a sair à frente nessa corrida. Ah, e já vou adiantando que na semana que vem esse papo continua com um dos maiores nomes da tecnologia aplicada ao direito em nosso país, Erik Navarro, juiz federal e diretor acadêmico do Instituto New Law. O Webinar acontece na próxima quarta-feira (31/07), e você ainda pode garantir sua vaga clicando nesse link.
Detalhe: vamos sortear uma pós-graduação gratuita no Instituto New Law durante o webinar. As vagas são limitadas, mas corre que ainda dá tempo de fazer a inscrição por esse link aqui.Agora, vamos às dicas!
1. Escritório Online - Software jurídico
Você já parou pra observar o tanto de atividades diferentes que a sua rotina de advogado (a) inclui? Acompanhamento de prazos e de andamentos, agendamento de reuniões, gestão de processos e diversas outras tarefas se acumulam no seu dia e nada mais justo do que contar com a tecnologia para organizá-las e otimizá-las. É para isso que servem os softwares jurídicos!Sou suspeito para falar, mas poucos softwares jurídicos atendem a essa rotina puxada quanto o Escritório Online Jusbrasil. Pessoalmente, sou fã da integração com o calendário do Google e dos alertas que cobrem os mais de 500 sistemas de tribunais espalhados em nosso país - mas tem muito mais para explorar por ali. Fato é que não dá mais para imaginar a advocacia sem uma ferramenta desse tipo.
2. Google Drive - Armazenamento em Nuvem
Quem nunca precisou alterar um documento de última hora ou pedir ajuda para um colaborador em uma peça complexa? Mantendo seus documentos em um armazenamento em nuvem você tem a comodidade de poder acessá-los quando quiser (e de qualquer aparelho) e poderá contar com o auxílio dos seus colaboradores de maneira rápida e eficiente.O armazenamento que eu costumo indicar é o Google Drive. Com ele, você pode não só guardar todos os documentos de maneira simples e acessível, mas também pode criar documentos tipo word, planilhas, slides, dashboards e muito mais. Tudo com sincronização quase instantânea, que permite a muitas pessoas editar o mesmo documento juntas, fazendo comentários e dividindo o esforço.
3. Calendly - Auto agendamento
É um saco ter que conciliar todas as agendas para marcar reuniões, não é? Quando são clientes ou fornecedores de fora então... encontrar espaços livres pode se tornar um verdadeiro inferno.Por isso sempre indico ferramentas de agendamento automático de reuniões. Com elas você pode estabelecer horários de trabalho fixos em que fará atendimentos e deixar que seus clientes encontrem um horário vago dentro de suas próprias agendas.
A melhor ferramenta gratuita do mercado é o Calendly. Com ela, você pode criar links para reuniões e publicá-lo em seu site ou redes sociais. É uma ferramenta poderosa para te deixar ainda mais próximo de seus clientes, com a flexibilidade de escolher os horários que você pode se reunir e com a praticidade de marcar compromissos de maneira automatizada.
4. Toggl - Controle de tempo
Muitos dos serviços que são prestados por advogados são cobrados pela hora de trabalho. Já vi vários escritórios contando com cronômetros de telefone para fazer esse controle, ou até você mesmo já pode ter utilizado esse método que acaba gerando confusões e não permite nenhuma análise mais integrada dos fluxos de trabalho do escritório.Para fazer esse controle de quanto tempo é gasto em cada tarefa/projeto, costumo indicar o Toggl. Ele é um programa poderoso que emite relatórios completos e análises que permitem otimizar o tempo de trabalho e a precificação das atividades de um escritório.
5. Appear.in - Videoconferência
Conversas com clientes ou com advogados em outras localidades fazem parte do diaadia de advogados. Fazer essas conversas por telefone é muito útil, mas militar na advocacia às vezes demanda um toque mais humano e próximo dos clientes que, em grande parte das vezes, estão passando por situações desagradáveis.As videoconferências são um ótimo recurso para acrescentar essa pitada de humanidade no contato à distância. Além disso, estudos comprovam que a utilização de videoconferências diminui os gastos de empresas com viagens e aumentam o nível de colaboração entre os funcionários.
Aqui, costumo indicar o Appear.in. Esse software, diferentemente do skype ou do zoom, não demanda a instalação de nenhum programa no seu computador ou criação de conta para seus convidados participarem das reuniões. Basta criar uma sala e enviar o link para seus clientes entrarem nela automaticamente, no próprio navegador do computador.
6. Slack - Comunicação interna
Muitos escritórios acabam utilizando de emails para a comunicação interna, fazendo listas gerais, listas com a parte administrativa, listas com estagiários, listas internas de cada equipe, de cada projeto e por aí vai. Esse jeito de se organizar acaba fazendo com que muitas informações se percam ou pior, que comunicações não cheguem nas pessoas que precisem ter acesso à elas - às vezes dando até acesso a mais para pessoas que não deveriam ter esse acesso.Um jeito bom de manter as conversas organizadas, com todos os documentos pertinentes a distância de uns poucos cliques, é utilizar o Slack. Com ele, você pode organizar suas conversas em canais temáticos abertos, criar canais privados para assuntos mais sensíveis e conversar diretamente com algum dos colaboradores - de maneira similar a grupos de whatsapp, mas com muito mais funcionalidades e de maneira mais organizada.
Bônus - Automação de documentos
Você já se pegou fazendo aquela mesma peça pela milésima vez, mudando apenas alguns dados do cliente ou poucas especificidades do caso? Já teve que corrigir pequenos erros de digitação por conta de um trabalho manual mal feito por outra pessoa no passado?Você não está sozinho! Há algum tempo atrás, fizemos uma pesquisa para identificar quais eram os principais vilões da elaboração de documentos jurídicos e vimos que algumas das reclamações mais comuns de advogados de todo Brasil são:
- Fazer trabalho repetitivo;
- Perder tempo em documentos de baixo valor agregado;
- Usar modelos que ficam desatualizados e acabam induzindo ao erro.
E a boa notícia é que você tem a chance de experimentar essa ferramenta em primeira mão! Vamos sortear dez pacotes de beta testers gratuitos (isso mesmo: gratuitos) entre os participantes do webinar que vou apresentar na quarta-feira (31/07) às 11h00, com o Erik Navarro.
No webinar, falaremos sobre os avanços de tribunais online ao redor do mundo e de como a análise de dados tem revolucionado o Direito. Ao final, faremos o sorteio de uma pós-graduação no Instituto New Law, que é um dos cursos de Direito mais inovadores do país, e dos dez pacotes do Jusbrasil Automação.
Quer participar dessa transformação tecnológica do Direito? Clique aqui para garantir a sua vaga no Webinar e se lembre que, para participar dos sorteios, é necessário estar presente durante a transmissão!
Pronto para fechar negócios como nunca?
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